W świetle przepisów RODO i stale zmieniających się wymagań prawnych, dział kadr i płac stoi przed niemałym wyzwaniem: jak odpowiednio chronić dane osobowe pracowników i nie narazić się na konsekwencje prawne? W tym artykule odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania i pokazujemy, jak skutecznie połączyć zgodność z przepisami z efektywną organizacją procesów kadrowo-płacowych.
Dlaczego ochrona danych osobowych pracowników jest tak ważna?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO), obowiązującym od maja 2018 roku, każda firma – niezależnie od jej wielkości – jest zobowiązana do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby zabezpieczyć dane osobowe przed ich nieuprawnionym dostępem, utratą czy zniszczeniem.
W kontekście działów kadr i płac mówimy o danych szczególnie wrażliwych, które obejmują m.in.:
- imię i nazwisko, PESEL i adres zamieszkania pracownika,
- informacje o stanie zdrowia (np. zwolnienia lekarskie),
- dokumentację płacową,
- informacje o dzieciach lub statusie małżeńskim dla celów podatkowych,
- numer konta bankowego,
- historia zatrudnienia, kwalifikacje zawodowe.
Utrata kontroli nad tymi danymi może prowadzić nie tylko do kar finansowych ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ale również do poważnych strat wizerunkowych oraz utraty zaufania pracowników.
RODO w kadrach i płacach – podstawowe obowiązki pracodawcy
Każdy pracodawca, który przetwarza dane osobowe pracowników, musi spełnić kilka podstawowych obowiązków narzuconych przez RODO:
- Określić cel i zakres przetwarzania danych. Dział kadr nie może zbierać więcej danych, niż jest to niezbędne do realizacji obowiązków pracodawcy (np. wynikających z Kodeksu pracy).
- Zebrać zgodę (jeśli wymagana). W wielu przypadkach podstawą przetwarzania danych pracownika jest wymaganie ustawowe. W innych — np. przy przetwarzaniu zdjęć do celów promocyjnych — konieczna jest jego świadoma zgoda.
- Zabezpieczyć dane. Dane pracowników muszą być chronione przed dostępem osób nieuprawnionych – zarówno fizycznie (szafy zamykane na klucz), jak i elektronicznie (hasła, szyfrowanie, kopie zapasowe).
- Zapewnić dostęp do informacji. Pracownicy muszą być poinformowani, jakie dane są zbierane i w jakim celu, a także mieć możliwość ich wglądu oraz żądania ich sprostowania czy usunięcia.
- Przygotować odpowiednią dokumentację. Pracodawca musi prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych i uwzględnić ochronę danych na etapie projektowania procesów kadrowych (privacy by design).
Jak wygląda zgodne z RODO przetwarzanie danych kadrowo-płacowych?
Podstawy prawne przetwarzania danych w działach HR
W kontekście obsługi kadrowo płacowej, przetwarzanie danych ma zazwyczaj jasne podstawy prawne:
- Przepisy Kodeksu pracy i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
- Wypełnienie obowiązków wobec organów publicznych, takich jak ZUS, US, PIP.
- Zawarcie i realizacja umowy o pracę.
- Uzasadniony interes pracodawcy (np. monitoring wizyjny dla zapewnienia bezpieczeństwa).
To właśnie te podstawy wyznaczają zakres danych, jakie mogą być zbierane i przechowywane przez firmy.
Jak długo można przechowywać dane pracowników?
Czas przechowywania danych również jest jasno określony przepisami. Dane związane ze stosunkiem pracy powinny być przechowywane:
- przez 10 lat (w przypadku zatrudnienia od 2019 roku),
- lub 50 lat – dla dokumentacji pracowniczej sprzed 1 stycznia 2019 r., o ile nie nastąpiło jej przeformatowanie.
Warto mieć na uwadze, że nawet po wygaśnięciu stosunku pracy nie można od razu usunąć danych osobowych – wiele z nich potrzebnych jest do celów podatkowych i ubezpieczeniowych.
Najczęstsze błędy firm przy przetwarzaniu danych pracowniczych
Nawet firmy przekonane o swojej zgodności z RODO często nieświadomie popełniają błędy w obszarze danych osobowych. Do najczęstszych należą:
- Przechowywanie CV kandydatów bez ich zgody na kolejne rekrutacje.
- Udzielanie telefonicznie informacji o pracowniku osobom trzecim (np. rodzinie).
- Brak zabezpieczeń komputerów i systemów HR hasłami lub aktualizacjami.
- Udostępnianie dokumentów pracowniczych osobom spoza działu HR bez uzasadnienia.
- Brak szkoleń dla osób przetwarzających dane osobowe.
Zadbaj o to, aby Twoje usługi kadrowo płacowe były świadczone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Nawet najlepsza technologia nie ochroni danych, jeśli brak jest świadomości i procedur po stronie pracowników.
Sekcja praktyczna: Jak chronić dane pracowników w praktyce?
Poniżej przedstawiamy garść praktycznych wskazówek, które pozwolą Twojemu działowi HR działać zgodnie z RODO i zapewnić bezpieczeństwo danych:
1. Zadbaj o politykę prywatności w Twojej firmie
Stwórz dokument zawierający informacje dotyczące ochrony danych osobowych w kontekście zatrudnienia. Powinien on jasno określać:
- jakie dane są przetwarzane,
- kto ma do nich dostęp,
- jak długo są przechowywane,
- jakie prawa ma pracownik,
- kto jest administratorem danych.
Dokument ten powinien być udostępniony każdemu pracownikowi przy podpisaniu umowy.
2. Regularnie szkol pracowników działu kadr
Nawet najbardziej dopracowane procedury nie zadziałają, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak je stosować. Regularne szkolenia z zakresu RODO powinny być częścią wewnętrznej polityki firmy.
3. Zainwestuj w bezpieczne oprogramowanie
Wybierając programy do obsługi kadr i płac, zwracaj uwagę na:
- szyfrowanie danych,
- możliwość nadawania różnych poziomów dostępu,
- automatyczne tworzenie kopii zapasowych,
- zgodność z RODO i krajowymi przepisami.
4. Zminimalizuj ilość przetwarzanych danych
Zasada minimalizacji to jedno z fundamentalnych założeń RODO. Oznacza to, że zbierasz i przetwarzasz tylko takie dane, które są rzeczywiście potrzebne do konkretnego celu. Nie przechowuj „na zapas”.
5. Ustal zasady dostępu do danych
Nie każdy pracownik firmy musi mieć dostęp do danych osobowych. Ogranicz dostęp wyłącznie do tych osób, które faktycznie potrzebują danych do wykonywania swoich obowiązków.
6. Przeprowadzaj regularne audyty
Audyty wewnętrzne pozwalają zidentyfikować potencjalne nieprawidłowości i wdrożyć działania naprawcze zanim dojdzie do naruszeń.
Odpowiedzialność i kary – co grozi za naruszenie przepisów RODO?
Za nieprzestrzeganie przepisów RODO mogą zostać nałożone kary finansowe – nawet do 20 milionów euro lub 4% rocznego światowego obrotu firmy (w zależności od tego, która kwota jest wyższa). W Polsce, dla wielu przedsiębiorców jeszcze groźniejsza może być utrata zaufania pracowników oraz kontrahentów.
Ponadto, pracownicy, których dane zostały ujawnione lub niewłaściwie zabezpieczone, mogą dochodzić roszczeń w postaci odszkodowań za straty moralne lub finansowe.
Na co zwracać uwagę przy outsourcingu usług kadrowych?
Coraz więcej firm decyduje się na zlecenie usług kadrowo płacowych zewnętrznym podmiotom. To dobre rozwiązanie, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, ale warto pamiętać, że:
- odpowiedzialność za dane nadal spoczywa na pracodawcy,
- należy zawrzeć z usługodawcą Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (UPPDO),
- warto sprawdzić, czy partner dysponuje odpowiednimi zabezpieczeniami technicznymi i organizacyjnymi,
- dobrze, jeśli dostawca usług ma doświadczenie i renomę w zakresie HR i zgodności z RODO.
Podsumowanie – jak zadbać o dane pracowników i zgodność z RODO?
W dobie transformacji cyfrowej i rosnącej świadomości pracowników dotyczącej ochrony danych osobowych, zgodność z RODO w działach HR to nie tylko obowiązek, ale i fundament budowania zaufania i wizerunku odpowiedzialnego pracodawcy.
Aby skutecznie chronić dane osobowe pracowników, firmy powinny:
- zrozumieć i wdrożyć zasady RODO w kontekście kadrowym,
- inwestować w szkolenia, technologie i odpowiednie procedury,
- prowadzić regularne kontrole i dostosowywać się do zmian w przepisach.
Niektóre przedsiębiorstwa wybierają wsparcie zewnętrznych specjalistów, zrzeszonych w firmach specjalizujących się w usługach kadrowych. To może być strzał w dziesiątkę, jeśli chcesz skupić się na rozwoju biznesu, nie martwiąc się o zawiłości prawne.
Zadbaj o dane swoich pracowników – to inwestycja, która się zwraca.