Wielu przedsiębiorców prowadzących więcej niż jedną spółkę zadaje sobie pytanie, czy możliwe (i legalne) jest powierzenie obsługi księgowej wszystkich tych podmiotów jednemu biuru rachunkowemu. Odpowiedź brzmi: jak najbardziej! Jednak diabeł tkwi w szczegółach. W artykule przyjrzymy się, jak działa taka współpraca w praktyce, jakie są jej zalety i na co przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego biura rachunkowego.
Czy jedno biuro rachunkowe może obsługiwać kilka spółek?
Kwestia obsługi wielu podmiotów przez jedno biuro rachunkowe jest całkowicie legalna i niezwykle powszechna – zwłaszcza wśród małych i średnich przedsiębiorców. W rzeczywistości wiele biur rachunkowych specjalizuje się właśnie w prowadzeniu księgowości dla kilku firm tego samego właściciela lub grupy kapitałowej.
Co istotne – nie ma ograniczeń prawnych, które uniemożliwiałyby jednemu biuru obsługę nawet kilkunastu różnych podmiotów gospodarczych. Warunkiem jest przestrzeganie zasad etyki zawodowej, rzetelności oraz rozgraniczenia dokumentacji i danych pomiędzy poszczególnymi klientami.
Niezależność spółek – czy to problem?
Warto podkreślić, że spółki zarejestrowane jako osobne podmioty mają różne numery NIP, REGON czy KRS. Z punktu widzenia przepisów podatkowych i księgowych są one traktowane jako odrębne jednostki gospodarcze, nawet jeśli mają tych samych właścicieli lub zarządców. Dlatego biuro rachunkowe musi każdą z nich traktować indywidualnie – prowadzić osobne księgi, deklaracje podatkowe oraz rejestry VAT.
Dlaczego warto, by jedno biuro obsługiwało kilka Twoich spółek?
Posiadanie kilku spółek wiąże się ze znacznymi wyzwaniami organizacyjnymi i kosztowymi. Współpraca z jednym, sprawdzonym partnerem księgowym może znacząco uprościć zarządzanie całością biznesu. Zalet takiego podejścia jest wiele, m.in.:
- Lepsza koordynacja – jedna osoba (lub zespół) ma pełen przegląd sytuacji finansowej wszystkich Twoich podmiotów. To zmniejsza ryzyko błędów i umożliwia optymalizację.
- Uproszczona komunikacja – zamiast kontaktować się z kilkoma różnymi biurami, wszystko załatwiasz w jednym miejscu.
- Możliwość pakietowej wyceny – niektóre biura oferują rabaty dla właścicieli prowadzących więcej niż jedną firmę.
- Spójna polityka księgowa – wdrożenie jednolitych zasad dla wszystkich spółek ułatwia analizę wyników finansowych.
Przykład z życia – jak to wygląda w praktyce?
Załóżmy, że Pan Michał prowadzi działalność w branży e-commerce. Ma dwie spółki – jedną odpowiedzialną za sprzedaż detaliczną, drugą za import towarów z Chin. Obie firmy korzystają z usług tego samego biura rachunkowego. Dzięki temu księgowa ma pełen dostęp do dokumentów obu spółek, zauważa powiązania między nimi (np. faktury wewnętrzne) i może podpowiedzieć, jak przeprowadzać transakcje, aby były korzystne podatkowo i zgodne z przepisami.
Czy biuro rachunkowe może obsługiwać spółki powiązane?
W przypadku spółek powiązanych – czyli takich, które mają wspólnych udziałowców, członków zarządu lub należą do tej samej grupy kapitałowej – warto zadbać o dodatkową transparentność. Biuro rachunkowe musi wtedy szczególnie uważać na kwestie cen transferowych oraz ewidencjonowania transakcji między jednostkami związanymi.
Rozliczenia wewnątrzgrupowe – co warto wiedzieć?
W sytuacji, gdy dochodzi do transakcji między spółkami powiązanymi, pojawiają się dodatkowe obowiązki, takie jak:
- Tworzenie dokumentacji cen transferowych (dla większych transakcji).
- Prowadzenie rejestrów transakcji wewnątrzgrupowych.
- Unikanie zaniżania lub zawyżania cen w celu uniknięcia nieprawidłowości podatkowych.
Biuro rachunkowe obsługujące wszystkie Twoje podmioty powinno znać aktualne przepisy dotyczące cen transferowych i zaplanować strategię rozliczeń wewnętrznych w sposób zgodny z wymogami fiskusa.
Jak wybrać dobre biuro do obsługi kilku spółek?
Decydując się na współpracę z jednym biurem rachunkowym, które będzie prowadzić księgowość dla kilku spółek, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów:
- Doświadczenie w pracy z grupami kapitałowymi – zapytaj, czy biuro miało wcześniej do czynienia z podobnymi strukturami.
- Systemy i narzędzia księgowe – bardzo pomocne są nowoczesne systemy ERP lub zintegrowane platformy online, które umożliwiają zarządzanie wieloma firmami z jednego panelu.
- Dostępność i komunikacja – czy biuro będzie w stanie na bieżąco odpowiadać na Twoje pytania? Czy przypisany będzie konkretny opiekun dla Twoich firm?
- Bezpieczeństwo danych – każda spółka musi mieć zagwarantowane, że dane są przetwarzane z pełnym poszanowaniem prywatności i zgodnością z RODO.
Jeśli szukasz partnera, który rozumie lokalną specyfikę działalności i zapewnia kompleksową obsługę, warto rozważyć biuro rachunkowe Łomianki, które od lat wspiera biznesy działające w różnorodnych branżach.
Co może zaoferować profesjonalne biuro obsługujące wiele spółek?
Oprócz podstawowych usług księgowych, dobre biuro może zapewnić dodatkowe wsparcie w obszarach takich jak:
- zarządzanie płynnością gotówkową (cash flow),
- raportowanie międzyspółkowe,
- bilansowanie obciążeń podatkowych,
- reprezentacja przed US, ZUS, GUS w imieniu wszystkich spółek,
- konsolidacja sprawozdań finansowych,
- obsługa ZFŚS i PPK dla większych pracodawców.
Czy jedna księgowa da radę?
To pytanie pojawia się często, zwłaszcza w przypadku mniejszych biur. Wszystko zależy od skali działalności Twoich spółek. Jeśli są to jednoosobowe sp. z o.o. bez zatrudnionych pracowników, z kilkoma fakturami miesięcznie – spokojnie poradzi sobie jedna osoba. Jednak w większych strukturach – gdzie mamy pracowników, inwestycje, leasingi, eksport – warto, aby kilka osób dzieliło się odpowiedzialnością, np. osobna osoba od kadr i osobna od VAT.
Dobrym wyborem dla rozwijających się firm może być księgowość Łomianki, która oferuje elastyczne podejście do obsługi klientów, dostosowując zakres usług do realnych potrzeb przedsiębiorcy.
Jak zacząć współpracę? – przewodnik krok po kroku
Decyzja o powierzeniu obsługi rachunkowej wszystkich spółek jednej firmie to strategiczny ruch. Oto kilka kroków, które warto wykonać, aby proces przebiegał sprawnie:
- Audyt obecnej sytuacji – zbierz wszystkie dane o spółkach, ich formach prawnych, liczbie transakcji i dokumentach księgowych.
- Spotkanie z potencjalnym biurem – zaprezentuj swoje potrzeby i oceń, czy biuro ma kompetencje do obsługi całości.
- Omówienie zakresu usług – każda spółka może mieć inny poziom usług: pełna księgowość, kadry i płace, doradztwo prawne.
- Podpisanie umów – ważne, by umowy były podpisane osobno dla każdej spółki, nawet jeśli z tym samym biurem.
- Ustalenie procedur komunikacji i przekazywania dokumentów – kluczem do sukcesu jest sprawna logistyka.
Cyfrowa księgowość – sposób na wygodę i kontrolę
Współczesne biura rachunkowe coraz częściej pracują zdalnie. Jeśli prowadzisz kilka spółek, możliwość przesyłania dokumentów online, zarządzania fakturami przez aplikację mobilną czy otrzymywania raportów PDF ma ogromne znaczenie. To nie tylko wygoda, ale i większa kontrola.
Podsumowanie – jedno biuro, wiele spółek, jeden kierunek
Prowadzenie kilku spółek nie musi oznaczać chaosu księgowego. Wręcz przeciwnie – współpraca z jednym doświadczonym biurem rachunkowym może znacząco poprawić organizację, ograniczyć koszty i zwiększyć kontrolę nad finansami całej grupy. Klucz tkwi w wyborze odpowiedniego partnera, który rozumie specyfikę pracy z wieloma podmiotami, dba o transparentność działań i potrafi zaproponować optymalizacje w świetle aktualnych przepisów.
Jeśli rozważasz konsolidację usług księgowych i chciałbyś mieć wszystkie dane „pod jednym dachem”, rozważ kontakt z ekspertem – niezależnie, czy twój Księgowy Łomianki pracuje lokalnie, czy zdalnie. Profesjonalne biuro to nie tylko wprowadzanie faktur, ale realne wsparcie w rozwoju Twojego wielopodmiotowego biznesu.