Cyfryzacja dokumentacji kadrowej to nie tylko wymóg nowoczesności, ale realna szansa na usprawnienie procesów, ograniczenie błędów i oszczędność czasu w działach HR. Jeśli zastanawiasz się, jak wdrożyć elektroniczną dokumentację kadrową w swojej firmie, ten artykuł jest dla Ciebie – pokażemy, jak krok po kroku przejść przez proces transformacji i uniknąć najczęstszych pułapek.
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczną dokumentację kadrową?
W erze postępującej cyfryzacji coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na elektroniczne prowadzenie dokumentacji kadrowej. To nie tylko kwestia wygody, ale też optymalizacji kosztów i zgodności z aktualnymi przepisami prawa pracy. Zmiany wprowadzone od 2019 roku umożliwiają polskim pracodawcom przechowywanie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej – to prawdziwy game changer dla kadrowych i całego działu HR.
Korzyści z wdrożenia elektronicznej dokumentacji
- Oszczędność miejsca – nie musisz już drukować dokumentów i przechowywać ich w segregatorach.
- Dostępność – dokumenty dostępne są z każdego miejsca i w każdej chwili, także dla pracowników.
- Szybsze przetwarzanie danych – dzięki automatyzacji wiele czynności odbywa się błyskawicznie.
- Większe bezpieczeństwo danych – systemy elektroniczne pozwalają na kontrolę dostępu i szyfrowanie danych.
- Zgodność z przepisami – odpowiednio prowadzona dokumentacja spełnia wymogi ustawowe, w tym RODO i Kodeksu pracy.
Co obejmuje elektroniczna dokumentacja kadrowa?
Elektroniczna dokumentacja kadrowa to pojęcie szerokie. Obejmuje zarówno e-teczki pracowników, jak i umowy, zaświadczenia, wnioski urlopowe, karty czasu pracy, świadectwa pracy czy potwierdzenia zapoznania się z regulaminem.
Dokumenty można podzielić na:
- Akta osobowe – podstawowa dokumentacja każdego pracownika (działy A-D zgodnie z Kodeksem pracy).
- Dokumenty płacowe – ewidencje wynagrodzeń, listy płac, dokumenty ZUS i PIT.
- Dokumenty ewidencyjne – dokumenty potwierdzające czas pracy, nieobecności itp.
Dla firm korzystających z obsługi kadrowo płacowej przez zewnętrzne biuro, możliwość pracy na elektronicznej dokumentacji kadrowej to ogromne ułatwienie i większa wydajność usług.
Od czego zacząć wdrożenie elektronicznej dokumentacji?
Zanim podejmiesz działania, zastanów się nad kilkoma kluczowymi kwestiami, które pozwolą dostosować proces do charakterystyki Twojej firmy. Oto, co warto wziąć pod uwagę:
Krok 1: Analiza obecnego stanu
Warto rozpocząć od odpowiedzi na następujące pytania:
- Jak obecnie prowadzona jest dokumentacja kadrowa?
- Ile osób korzysta z dokumentów kadrowych?
- Czy dział kadrowy korzysta z programów do obsługi kadr?
- Jakie zasoby techniczne posiada firma?
- Czy planujemy outsourcing części zadań (np. usługi kadrowo płacowe)?
Im lepsze zrozumienie aktualnej sytuacji, tym skuteczniejsze i płynne będzie wdrożenie.
Krok 2: Wybór oprogramowania
Stworzenie elektronicznego archiwum wymaga odpowiedniego oprogramowania. Na rynku dostępnych jest wiele systemów do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EDM), w tym:
- Enova365
- Optima
- TETA
- Sage Symfonia HR
- Asseco Softlab HR
Wybór powinien zależeć przede wszystkim od wielkości firmy, liczby pracowników i potrzeb związanych z integracją z innymi systemami firmowymi.
Krok 3: Digitalizacja dotychczasowej dokumentacji
Aby przejść w pełni na dokumentację elektroniczną, musisz zadbać o digitalizację już istniejących akt. To oznacza skanowanie dokumentów papierowych i umieszczenie ich w systemie, z zachowaniem określonych standardów. Pamiętaj, że zeskanowany dokument musi być:
- czytelny i kompletny,
- zabezpieczony przed modyfikacją,
- opakowany podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jako potwierdzenie autentyczności.
Zachęcamy również do stworzenia procedur wewnętrznych regulujących sposób skanowania i przetwarzania dokumentów.
Krok 4: Przeszkolenie personelu
Nowy system dokumentacji to zmiana także dla pracowników – nie tylko działu kadr, ale całej firmy. Konieczne będzie więc:
- Przeszkolenie zespołu HR oraz osób zarządzających,
- Zadbanie o wiedzę pracowników dot. dostępu do ich dokumentów przez portal pracowniczy,
- Opracowanie instrukcji i FAQ dla użytkowników.
Przyjazne wdrożenie = większe zaangażowanie + mniejszy opór wobec zmiany 😊
Krok 5: Zgłoszenie do PIP
Choć nie jest to obowiązkowe, warto poinformować Państwową Inspekcję Pracy o zmianie formy prowadzenia dokumentacji kadrowej na elektroniczną. W wielu przypadkach zwiększa to transparentność działań firmy.
Wyzwania i potencjalne błędy przy wdrażaniu
Choć proces przejścia na elektroniczną dokumentację kadrową jest logiczny, to jednak wiele firm napotyka w praktyce na przeszkody. Oto najczęstsze problemy:
- Niepełna digitalizacja: Firma wdraża system, ale zostawia część dokumentów w papierze.
- Brak przeszkolenia personelu: Użytkownicy nie rozumieją nowego systemu, co skutkuje błędami i frustracją.
- Problemy z podpisem elektronicznym: Nie wszystkie dokumenty są prawidłowo opatrzone kwalifikowanym podpisem, co zagraża ich ważności.
- Brak procedur wewnętrznych: Firma nie wprowadza jasnych zasad korzystania z elektronicznych akt, co prowadzi do chaosu.
Uniknięcie tych trudności znacznie zwiększa szanse na sukces cyfrowej transformacji działu HR.
Elektroniczna dokumentacja a zgodność z przepisami
W Polsce elektroniczne prowadzenie akt pracowniczych jest legalne i uregulowane przepisami, w tym:
- Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
- Ustawy o RODO – dane muszą być szczególnie chronione
- Kodeksu pracy – określa minimalny zakres dokumentów dotyczących zatrudnienia
Jak długo przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej:
- 10 lat – dla dokumentacji pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
- 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed tą datą, chyba że firma złożyła wcześniej odpowiednie oświadczenia o przekazaniu dokumentacji do ZUS.
Przykład wdrożenia – jak to wygląda w praktyce?
Firma X zatrudniająca 120 pracowników zdecydowała się w 2023 roku na pełne przejście na elektroniczną dokumentację kadrową. Proces wdrożenia trwał 3 miesiące i obejmował:
- Audyt i inwentaryzację istniejącej dokumentacji.
- Wybór systemu ERP z modułem kadrowym.
- Zakup skanera i podpisów kwalifikowanych dla działu HR.
- Digitalizację dokumentacji pracowniczej z ostatnich 10 lat.
- Szkolenie HR i stworzenie wewnętrznych instrukcji.
Efekt? Oszczędność ponad 30 godzin pracy miesięcznie oraz zadowolenie zarówno działu HR, jak i pracowników mających teraz łatwy dostęp do swojej dokumentacji przez portal pracowniczy.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy mogę prowadzić równocześnie papierową i elektroniczną dokumentację?
Teoretycznie tak, ale nie jest to zalecane. Wprowadzi to zamieszanie i może narazić firmę na błędy i niezgodność z przepisami.
Czy muszę podpisywać wszystkie dokumenty podpisem kwalifikowanym?
Nie, tylko niektóre dokumenty muszą być podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce większość może być przetwarzana z wykorzystaniem systemów z wewnętrznymi zabezpieczeniami.
Czy muszę informować pracowników o przejściu na formę elektroniczną?
Tak. Warto to zrobić w formie komunikatu wewnętrznego, wprowadzić odpowiednie zapisy w regulaminie pracy lub aneksach do umów.
Podsumowanie – czy warto?
Wdrożenie elektronicznej dokumentacji kadrowej to krok w stronę nowoczesnego i sprawnie działającego HR. Choć wymaga przemyślanej strategii, dobrego oprogramowania i zaangażowania ludzi – zwraca się w postaci wygody, efektywności i zgodności z prawem.
Nie musisz robić wszystkiego sam. Jeśli chcesz ułatwić sobie start, warto rozważyć współpracę z firmami oferującymi profesjonalne usługi kadrowe lub outsourcing kadr i płac, które mają doświadczenie we wdrażaniu tego typu rozwiązań.
Nie zwlekaj – cyfrowej przyszłości działu HR nie da się zatrzymać. Warto być o krok przed konkurencją!