Audyt księgowy to dla wielu firm moment prawdy — test porządku finansowego, rzetelności dokumentów i skuteczności procesów księgowych. Choć może brzmieć onieśmielająco, odpowiednie przygotowanie sprawi, że przejdziesz przez ten proces bez stresu, a nawet z korzyścią dla swojej działalności. W tym artykule pokażemy Ci, jak przygotować firmę do audytu krok po kroku — skutecznie, spokojnie i profesjonalnie.
Czym właściwie jest audyt księgowy?
Audyt księgowy to niezależna kontrola prowadzonej księgowości i sprawozdań finansowych firmy. Ma na celu potwierdzenie, że dokumentacja finansowa firmy odzwierciedla rzeczywisty stan majątkowy oraz dochodowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, szczególnie ustawą o rachunkowości.
Wyróżniamy dwa główne typy audytów:
- Wewnętrzny – wykonywany przez pracowników lub dział kontroli wewnętrznej firmy, często cyklicznie i prewencyjnie;
- Zewnętrzny – zlecany niezależnemu biegłemu rewidentowi, w przypadku określonych obowiązków prawnych lub potrzeb biznesowych (np. przed inwestycją, fuzją czy sprzedażą firmy).
Kiedy i dlaczego audyt może być wymagany?
Obowiązek przeprowadzenia audytu wynika z przepisów lub decyzji zarządu. Spółki podlegające obligatoryjnemu audytowi to między innymi te, które przekroczyły dwa z trzech progów:
- Łączne aktywa na poziomie co najmniej 2 500 000 euro,
- Przychody netto ze sprzedaży min. 5 000 000 euro,
- Średnioroczne zatrudnienie min. 50 osób.
Niezależnie od obowiązku prawnego, audyt może być znaczącym wsparciem strategicznym — zwiększa wiarygodność firmy wobec inwestorów, banków czy kontrahentów. Może również pomóc w wykryciu błędów lub nieprawidłowości zanim staną się one poważnym problemem.
Korzyści z dobrze przeprowadzonego audytu
Choć słowo “audyt” często budzi niepokój, w praktyce może przynieść szereg korzyści:
- Identyfikacja ryzyk finansowych i operacyjnych,
- Wykrycie błędów księgowych, które można skorygować zanim dojdzie do kontroli np. z urzędu skarbowego,
- Poprawa procesów operacyjnych i usprawnienie obiegu dokumentów,
- Zwiększenie transparentności i prestiżu firmy w oczach inwestorów, partnerów biznesowych i kredytodawców,
- Pewność, że wszystko odbywa się zgodnie z przepisami prawa.
Najczęstsze pytania związane z przygotowaniem do audytu
1. Co musi być gotowe przed rozpoczęciem audytu?
Przede wszystkim – dokumentacja. Biegły rewident będzie potrzebował dostępu do:
- pełnej ewidencji księgowej (księgi głównej i pomocniczych),
- dokumentów źródłowych (faktur, umów, potwierdzeń zapłat),
- zestawień inwentaryzacyjnych,
- deklaracji podatkowych,
- raportów finansowych (bilansu, rachunku zysków i strat, cashflow),
- protokołów z zarządu i zgromadzeń wspólników dotyczących finansów.
2. Czy potrzebujemy specjalnego zespołu do współpracy z audytorem?
Zdecydowanie tak. Osobą odpowiedzialną za koordynację powinien być główny księgowy lub kierownik działu finansowego. Wsparciem mogą być również osoby z działu kadr (audyt może dotyczyć również kosztów wynagrodzeń) oraz administracji.
3. Jak długo trwa audyt i co dzieje się po jego zakończeniu?
Cały proces trwa zwykle od kilku tygodni do 2–3 miesięcy, w zależności od skali firmy i złożoności dokumentacji. Po zakończeniu audytu firma otrzyma opinię biegłego rewidenta wraz z raportem zawierającym ewentualne uwagi lub zalecenia.
Praktyczne kroki – jak najlepiej przygotować się do audytu?
Oto sprawdzony plan działań, który usprawni przygotowania do audytu i zminimalizuje ryzyko stresujących sytuacji w jego trakcie.
1. Sprawdź kompletność dokumentacji księgowej
Upewnij się, że wszystkie dokumenty źródłowe – takie jak faktury zakupowe, sprzedażowe, potwierdzenia przelewów, umowy, noty odsetkowe – są uporządkowane chronologicznie i przypisane do odpowiednich okresów księgowych.
2. Zweryfikuj salda kont księgowych
Zadbaj o to, aby salda kont bilansowych zgadzały się ze stanami rzeczywistymi: saldem banku, stanem magazynowym, należnościami i zobowiązaniami wobec kontrahentów.
3. Zrób inwentaryzację
Dla każdego składnika majątkowego (środki trwałe, zapasy, środki pieniężne) przeprowadź inwentaryzację fizyczną i uzgodnienie stanu księgowego z rzeczywistym. Udokumentowana inwentaryzacja to jeden z ważniejszych obszarów podczas audytu.
4. Zaktualizuj ewidencję środków trwałych
Sprawdź, czy wszystkie nowe nabytki zostały poprawnie przyjęte do ewidencji. Upewnij się również, że naliczenia amortyzacji są zgodne z przypisanymi stawkami i czasem użytkowania.
5. Zweryfikuj deklaracje podatkowe i ZUS
Upewnij się, że deklaracje VAT, CIT, PIT oraz raporty ZUS są zgodne z ewidencją księgową. Audytor może poprosić o ich kopie oraz potwierdzenia zapłaty należnych kwot.
6. Przygotuj dokumentację kadrową
W przypadku kontroli związanej z wynagrodzeniami ważne będą listy płac, umowy z pracownikami oraz ewidencja czasu pracy. Jeśli korzystasz z pomocy biura rachunkowego, upewnij się, że dokumentacja kadrowa i płacowa jest kompletna i aktualna.
7. Stwórz przestrzeń do pracy dla audytora
Audytor (lub zespół audytorski) powinien mieć miejsce, gdzie mógłby spokojnie pracować z dokumentami i prowadzić rozmowy z pracownikami. Najlepiej, jeśli dostęp do tej przestrzeni będzie ograniczony, aby zachować poufność i koncentrację.
Współpraca z biurem rachunkowym – atut nie do przecenienia
Wielu przedsiębiorców decyduje się na stałą współpracę z biurami rachunkowymi, które nie tylko prowadzą księgowość, ale także aktywnie wspomagają przygotowanie dokumentacji do audytu. Dobre biuro rachunkowe Łomianki potrafi nie tylko dostarczyć kompletną dokumentację, ale również reprezentować firmę podczas audytu, odpowiadając na pytania audytora i dostarczając wyjaśnienia.