Dokumentacja kadrowa to jeden z filarów prawidłowego funkcjonowania każdej firmy zatrudniającej pracowników. Zarówno mikroprzedsiębiorstwa, jak i wielkie korporacje muszą prowadzić odpowiednie rejestry i przechowywać niezbędne dokumenty związane z zatrudnieniem. Ale jakie konkretnie dokumenty są wymagane? Jak długo należy je przechowywać? I dlaczego prawidłowa archiwizacja ma kluczowe znaczenie nie tylko dla ewentualnych kontroli, ale też płynnego zarządzania zasobami ludzkimi? Przeczytaj nasz kompleksowy przewodnik, który rozwiewa wszelkie wątpliwości.
Dlaczego dokumenty kadrowe są tak ważne?
Prowadzenie dokumentacji kadrowej to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa pracy. To również fundament relacji pracownik-pracodawca. Dokumenty te pomagają w:
- kontroli przebiegu zatrudnienia,
- potwierdzaniu ustaleń dotyczących warunków pracy i płacy,
- weryfikacji uprawnień (np. do urlopu, emerytury),
- przeciwdziałaniu sporom sądowym poprzez rzetelną dokumentację.
Co ważne, niewłaściwe przechowywanie lub brak niektórych dokumentów może skutkować karami finansowymi lub poważnymi konsekwencjami prawnymi. Dlatego warto zatroszczyć się o odpowiednią organizację dokumentacji kadrowej lub postawić na usługi kadrowo płacowe, które zagwarantują zgodność z aktualnymi regulacjami prawnymi.
Jakie dokumenty kadrowe należy przechowywać?
1. Dokumentacja związana z nawiązaniem stosunku pracy
Na początku współpracy z pracownikiem pracodawca ma obowiązek zgromadzić i przechowywać dokumenty potwierdzające legalne zatrudnienie, m.in.:
- podanie o pracę, CV, listy motywacyjne,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia,
- dokumenty potwierdzające wykształcenie i zdobyte kwalifikacje,
- orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność do pracy,
- zgoda na przetwarzanie danych osobowych,
- formularz ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych),
- informacja o warunkach zatrudnienia (w przypadku braku umowy na piśmie),
- umowa o pracę (lub inna forma zatrudnienia – np. zlecenie, dzieło).
2. Dokumentacja przebiegu zatrudnienia
To najbardziej rozbudowana część akt osobowych. Składają się na nią m.in.:
- potwierdzenia odbytych szkoleń BHP,
- ewidencja czasu pracy – listy obecności, ewidencja godzin nadliczbowych, urlopów, zwolnień lekarskich,
- wnioski urlopowe i decyzje o ich udzieleniu,
- potwierdzenia wypłat wynagrodzeń,
- informacje o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych,
- aneksowanie umów, zmiany warunków zatrudnienia,
- kary porządkowe, nagrody, wyróżnienia,
- decyzje administracyjne wpływające na stosunek pracy.
Wszystkie tego typu dokumenty są częścią tzw. części B akt osobowych pracownika i podlegają ochronie danych osobowych zgodnie z RODO.
3. Dokumentacja zakończenia stosunku pracy
Przy zakończeniu współpracy z pracownikiem należy zgromadzić:
- wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy,
- świadectwo pracy,
- dokumentację rozliczeniową z ZUS i US,
- potwierdzenie odbioru dokumentów,
- protokół zdawczo-odbiorczy (jeśli dotyczy),
- rozliczenie urlopu wypoczynkowego i ekwiwalentu.
4. Dodatkowe dokumenty, które warto przechowywać
Niezależnie od ustawowych wymogów, firma może również gromadzić dokumenty, które ułatwiają zarządzanie zespołem lub zabezpieczają interesy pracodawcy:
- oświadczenia o zakazie konkurencji,
- porozumienia dotyczące pracy zdalnej,
- protokoły z rozmów oceniających lub dyscyplinarnych,
- notatki służbowe i korespondencję wewnętrzną istotną dla relacji zatrudnienia.
Okres przechowywania dokumentów kadrowych
Zmiany w przepisach od 2019 roku
Wraz z nowelizacją Kodeksu pracy i rozporządzeń wykonawczych w 2019 roku skrócono czas przechowywania części dokumentów pracowniczych z 50 do 10 lat – jednak nie wszystkich. Zatem jak wygląda sytuacja obecnie?
10 lat czy 50 lat? Jak liczyć?
- 10 lat od ustania stosunku pracy – dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku, gdy pracodawca przesyła dokumenty do ZUS w formie elektronicznej (raporty ZUS RIA).
- 50 lat – dotyczy wszystkich zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku (bez wyjątku) oraz tych zatrudnionych między 1999 a 2018 rokiem, jeśli pracodawca nie dokonał odpowiednich działań wobec ZUS po wejściu w życie nowelizacji.
W praktyce, firmy często decydują się na prowadzenie dokumentacji przez okres dłuższy niż wymagany, z uwagi na ochronę przed ewentualnymi roszczeniami pracowniczymi (np. emerytalnymi).
Forma przechowywania dokumentów
Obecnie przepisy umożliwiają przechowywanie dokumentacji zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Coraz więcej firm stawia na digitalizację – nie tylko ze względu na oszczędność miejsca, ale też organizację i bezpieczeństwo.
Wymagania wobec formy elektronicznej:
- dokumenty muszą być utrwalone w sposób zapewniający autentyczność, integralność i czytelność,
- należy zapewnić możliwość ich odczytu przez cały wymagany okres przechowywania,
- konieczne jest zastosowanie środków ochrony danych osobowych, przewidzianych w RODO,
- każdy dokument elektroniczny powinien posiadać metadane wskazujące źródło, autora, datę utworzenia.
Segregacja dokumentów – jakie są obowiązujące standardy?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, akta osobowe powinny być podzielone na cztery części:
- Część A – dokumenty zawiązane z ubieganiem się o zatrudnienie,
- Część B – dokumenty z okresu zatrudnienia,
- Część C – dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy,
- Część D – dokumenty związane z karami porządkowymi.
- Część E – dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej
Prawidłowe uporządkowanie dokumentów to gwarancja szybkiego dostępu podczas ewentualnych kontroli PIP, ZUS czy urzędu skarbowego.
Dokumenty związane z wynagrodzeniami
Obok typowych akt osobowych niezwykle ważna jest również dokumentacja płacowa. Obejmuje ona m.in.:
- listy płac,
- karty wynagrodzeń,
- informacje o potrąceniach z wynagrodzenia,
- deklaracje podatkowe PIT-11, PIT-4R,
- deklaracje składkowe do ZUS,
- zaświadczenia o dochodach dla pracowników.
W kontekście prawidłowego rozliczania płac warto rozważyć profesjonalną obsługę kadrowo płacową, aby uniknąć błędów i zapewnić zgodność z przepisami skarbowymi oraz ubezpieczeniowymi.
Czego wymaga od pracodawcy RODO?
Od czasu wprowadzenia RODO wiele osób zarządzających dokumentacją kadrową miało wątpliwości, jak bezpiecznie przechowywać dane osobowe pracowników. Główne zasady to:
- przechowywanie tylko danych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy,
- zabezpieczenie dokumentów (dostęp tylko dla upoważnionych),
- monitorowanie okresów przechowywania – dokumenty powinny być niszczone po okresie ich przydatności,
- szkolenia z RODO dla zespołu kadrowego.
Sekcja praktyczna – jak zadbać o dokumenty kadrowe w Twojej firmie?
Jeśli zastanawiasz się, jak usprawnić prowadzenie dokumentacji kadrowej – poniżej znajdziesz sprawdzony plan działania:
- Przeprowadź audyt posiadanych dokumentów.
- Sprawdź zgodność z najnowszymi przepisami (w tym RODO, Kodeksem pracy, ustawą o ZUS).
- Uporządkuj akta osobowe według struktury A–D.
- Zainwestuj w elektroniczne systemy dokumentacji kadrowej.
- Określ jasne zasady przechowywania i dostępności dokumentów.
- Szkol pracowników działu kadr i służb BHP.
- W razie wątpliwości – skorzystaj z doświadczonego partnera oferującego usługi kadrowe.
Podsumowanie – dokumentacja kadrowa jako klucz do bezpieczeństwa i porządku
Dokumentacja kadrowa to nie tylko formalność. To zbiór informacji, który ma bezpośredni wpływ na legalność i bezpieczeństwo zatrudniania pracowników, stabilność organizacyjną oraz przewagę konkurencyjną firmy. Choć ilość przepisów bywa przytłaczająca, dobra organizacja i wsparcie ekspertów skutecznie ograniczają ryzyko błędów i sankcji.
Jeśli chcesz mieć pewność, że dokumentacja Twojej firmy jest prowadzona zgodnie z obowiązującym prawem, rozważ współpracę z firmą oferującą kompleksową