Rozliczanie faktur zagranicznych w polskiej firmie to temat, który potrafi przysporzyć nieco problemów – zwłaszcza jeśli robisz to po raz pierwszy. Jakie są stawki podatku VAT? Jak księgować faktury od zagranicznych kontrahentów? A co z kursami walutowymi? Jeśli te pytania spędzają Ci sen z powiek, nie martw się! W tym artykule znajdziesz konkretne odpowiedzi i praktyczne wskazówki, które ułatwią Ci cały proces.
Faktury zagraniczne – co to właściwie znaczy?
Zanim przejdziemy do konkretów, warto wyjaśnić, co w ogóle oznacza pojęcie „faktura zagraniczna”. W najprostszym ujęciu jest to faktura wystawiona przez firmę zarejestrowaną poza Polską – zarówno w UE, jak i w kraju spoza Unii Europejskiej. Może to być faktura za:
- Towary zakupione za granicą
- Usługi świadczone przez firmy zagraniczne
- Oprogramowanie lub subskrypcje od firm zagranicznych
- Przejazdy, transport, noclegi w ramach działalności gospodarczej
Każdy z tych przypadków wymaga nieco innego podejścia księgowego, dlatego kluczowe jest zrozumienie zasad ich rozliczania. Poniżej przeanalizujemy szczegółowo różne typy transakcji.
Rozliczanie faktur zagranicznych krok po kroku
Kurs walutowy – jak i kiedy przeliczać?
Jednym z pierwszych wyzwań przy rozliczaniu faktur zagranicznych jest kwestia przeliczenia waluty. Jeśli faktura została wystawiona w innej walucie niż PLN, musisz przeliczyć kwotę na złotówki.
W tym celu stosuje się średni kurs NBP (Narodowego Banku Polskiego) z dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Przykład:
- Otrzymujesz fakturę w euro 10 czerwca.
- Sprawdzasz kurs NBP z 9 czerwca.
- Kwotę z faktury przeliczasz po tym kursie, by zaksięgować wydatek.
Import usług – jak to ująć w VAT?
Jeśli kupujesz usługi od zagranicznego kontrahenta (np. reklamy na Facebooku, Google Ads, narzędzia SaaS), musisz pamiętać o zasadzie odwrotnego obciążenia VAT.
Oznacza to, że to Twoja firma jest zobowiązana do rozliczenia podatku VAT w Polsce. Procedura wygląda następująco:
- Otrzymujesz fakturę od dostawcy zagranicznego (np. Google, Facebook).
- Na fakturze nie ma polskiego VAT-u – dostawca stosuje zasadę „reverse charge” (odwrotnego obciążenia).
- Musisz samodzielnie naliczyć podatek VAT (23%) i wykazać go jako podatek należny i naliczony w deklaracji VAT.
Zakup towarów z Unii Europejskiej – WNT
Transakcje zakupu towarów z krajów UE podlegają pod wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT). Działa to podobnie jak w przypadku importu usług, czyli:
- Otrzymujesz fakturę bez VAT-u.
- Samodzielnie naliczasz podatek VAT (23%) i rozliczasz go jako podatek należny i naliczony.
- Wykazujesz w deklaracji VAT i pliku JPK_V7.
Zakup spoza Unii Europejskiej – jak to rozliczyć?
Jeżeli kupujesz towary spoza UE (np. z Chin, USA), transakcja podlega pod import towarów. Wówczas należy pamiętać o odprawie celnej oraz rozliczeniu VAT-u i cła według stawek obowiązujących w Polsce.
Praktyczne wskazówki dla polskich przedsiębiorców
Na co jeszcze powinieneś zwrócić uwagę podczas rozliczania faktur zagranicznych? Oto kilka przydatnych porad:
- Zapisuj wszystkie faktury i załączniki. W razie kontroli skarbowej warto mieć komplet dokumentów, także w wersji elektronicznej.
- Stosuj odpowiednie schematy księgowe. Import usług, WNT czy import towarów – każda transakcja wymaga innego rozliczenia.
- Regularnie sprawdzaj kursy walut. Błędna przeliczona wartość faktury może prowadzić do nieścisłości w księgach.
- Korzystaj z pomocy ekspertów. Jeśli masz wątpliwości, warto skonsultować się z profesjonalnym biurem rachunkowym, które pomoże uniknąć błędów.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu faktur zagranicznych
Nawet doświadczeni przedsiębiorcy mogą popełniać błędy przy rozliczaniu faktur z innych krajów. Najczęstsze z nich to:
- Nieprawidłowe stosowanie odwrotnego obciążenia VAT – wielu przedsiębiorców błędnie traktuje faktury zagraniczne jako zwolnione z VAT.
- Brak zgłoszenia NIP-UE – jeśli kupujesz towary z UE, Twoja firma powinna mieć aktywny numer NIP europejski.
- Nieprawidłowy kurs walutowy – stosowanie kursu z dnia wystawienia faktury zamiast dnia poprzedniego.
- Nieujmowanie transakcji w JPK_V7 – nowe przepisy wymagają skrupulatnego raportowania zakupów z zagranicy.
Podsumowanie – jak uniknąć problemów?
Rozliczanie faktur zagranicznych może wydawać się skomplikowane, ale przestrzeganie kilku kluczowych zasad pozwoli uniknąć błędów i problemów z urzędem skarbowym:
- Przeliczaj faktury po odpowiednim kursie NBP.
- Pamiętaj o odwrotnym obciążeniu VAT w przypadku importu usług.
- Księguj transakcje zgodnie z obowiązującymi schematami (WNT, import towarów itp.).
- W razie wątpliwości skonsultuj się z ekspertem z biura rachunkowego Łomianki, które pomoże Ci prawidłowo rozliczyć transakcję.
Mamy nadzieję, że ten artykuł rozwiał Twoje wątpliwości i teraz łatwiej będzie Ci rozliczać faktury zagraniczne w swojej firmie. Powodzenia!