Nowelizacje prawa pracy wchodzące w życie w 2025 roku to nie tylko zmiany formalne, ale przede wszystkim realne konsekwencje dla pracodawców, pracowników i działów kadrowo-płacowych. Sprawdź, co musisz wiedzieć, aby nie zgubić się w nowych przepisach i być dobrze przygotowanym na nadchodzące miesiące.
Co nowego czeka prawo pracy w 2025 roku?
Nadchodzący rok przynosi szereg istotnych zmian w przepisach Kodeksu pracy, które zaczną obowiązywać już od stycznia 2025. Celem reformy jest dostosowanie przepisów do dynamicznie zmieniającego się rynku pracy, wymogów Unii Europejskiej oraz nowoczesnych form zatrudnienia. Wśród najważniejszych zagadnień znajdują się m.in.:
- Nowe zasady pracy zdalnej
- Obowiązkowe procedury związane z prewencją wypalenia zawodowego
- Zmiany w zakresie umów cywilnoprawnych
- Nowe obowiązki informacyjne względem pracowników
- Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej i akt osobowych
Przyjrzymy się teraz każdemu z tych zagadnień z osobna, pokazując ich wpływ na codzienną praktykę kadrowo-płacową.
Nowelizacja dotycząca pracy zdalnej – co się zmienia?
Chociaż praca zdalna została wpisana do Kodeksu pracy już w 2023 roku, w 2025 roku wchodzą w życie dodatkowe regulacje porządkujące i uściślające dotychczasowe przepisy. Co istotne, wiele firm dotąd podchodziło do pracy zdalnej w sposób dość nieformalny – nowe prawo wymusza bardziej strukturalne podejście.
Nowe obowiązki pracodawcy
Pracodawcy będą zobowiązani do:
- Zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi pracy i materiałów do wykonywania zadań zdalnie.
- Pokrycia kosztów związanych z prądem, Internetem oraz utrzymaniem stanowiska pracy w domu.
- Określenia procedur BHP specjalnie dla pracy zdalnej, z uwzględnieniem stanowiska pracy w przestrzeni prywatnej pracownika.
W praktyce oznacza to konieczność przygotowania nowej dokumentacji, audytu warunków pracy oraz zwiększenia współpracy pomiędzy działem HR a działem IT.
Praca zdalna okazjonalna – nowe limity i formularze
Od stycznia 2025 roku zmieni się także liczba dozwolonych dni okazjonalnej pracy zdalnej – z dotychczasowych 24 dni w roku do 36 dni. Pracownicy będą zobowiązani do składania specjalnych wniosków (do pobrania z systemów kadrowych lub intranetu), zaś pracodawca ma obowiązek przechowywać je razem z dokumentacją pracowniczą.
Obowiązek przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu – nowe standardy
Jednym z najbardziej przełomowych elementów reformy jest wprowadzenie obowiązku przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu jako rozszerzenia przepisów BHP. Co to oznacza w praktyce?
Nowe obowiązki dla pracodawców
Każdy pracodawca, niezależnie od wielkości firmy, będzie musiał:
- Wprowadzić politykę zapobiegającą wypaleniu zawodowemu
- Okresowo monitorować obciążenie pracowników obowiązkami
- Zapewnić wsparcie psychologiczne lub coachingowe
- Prowadzić szkolenia z zakresu zarządzania stresem i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym
Dla wielu firm może to oznaczać konieczność zatrudnienia nowych specjalistów HR lub pozyskania wsparcia zewnętrznego – np. w ramach usług kadrowo-płacowych Łomianki, gdzie kompleksowe podejście do polityki pracowniczej może znacząco ułatwić wdrożenie nowych procedur.
Umowy cywilnoprawne – koniec z lukami w ochronie prawnej
W 2025 roku istotnie zmienia się podejście do umów cywilnoprawnych, zwłaszcza zleceń i B2B. Celem ustawodawcy jest ograniczenie nadużyć i fałszywego samozatrudnienia.
Zatrudnienie na B2B pod lupą
Nowe przepisy wprowadzają test przedsiębiorcy – czyli zestaw kryteriów, które będą musiały zostać spełnione, aby zatrudnienie na B2B nie było uznane przez ZUS lub PIP za stosunek pracy. Pod uwagę brane będą m.in.:
- Czy wykonawca działa na własne ryzyko i posiada kilku klientów
- Czy sam organizuje swój czas pracy
- Czy posiada własne narzędzia pracy i miejsce do ich wykonywania
Przekroczenie pewnych granic może oznaczać konieczność przekształcenia kontraktu w umowę o pracę i wypłatę świadczeń zaległych. To ważna informacja dla firm korzystających z zewnętrznych specjalistów – odpowiednia dokumentacja i konsultacje prawne staną się absolutną koniecznością.
Nowe obowiązki informacyjne względem pracowników
Zmienia się również zakres obowiązków informacyjnych wobec nowo zatrudnianych oraz obecnych pracowników. Od nowego roku pracodawcy będą zobowiązani do jeszcze bardziej szczegółowego poinformowania podwładnych o warunkach i zasadach zatrudnienia – i to jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
Co musi zawierać nowa informacja?
Dokument wręczany pracownikowi powinien zawierać m.in.:
- Opis stanowiska, zakres obowiązków i miejsce pracy
- Wysokość wynagrodzenia ze wskazaniem składników dodatkowych
- Godziny pracy, system czasu pracy i możliwość korzystania z przerw
- Politykę urlopową oraz zasady rozwiązania umowy
Nowe wymagania są jeszcze bardziej restrykcyjne niż dotąd, co szczególnie obciąża działy HR. Jeśli Twoja firma nie posiada jeszcze wypracowanych standardów – warto już teraz rozważyć outsourcing kadrowy, np. w ramach obsługi kadrowo-płacowej Łomianki, by uniknąć chaosu organizacyjnego.
Cyfryzacja dokumentacji kadrowej – już nie opcja, a obowiązek
Następna istotna zmiana dotyczy dokumentacji pracowniczej. Od 2025 roku firmy będą zobowiązane do przejścia na formę elektroniczną akt osobowych nowych pracowników. Co więcej, część danych będzie wymagane do przekazania do ZUS i KAS w czasie rzeczywistym!
Jak przygotować się do cyfryzacji?
- Wdrożenie systemu kadrowego zgodnego z wymogami UODO oraz Kodeksu Pracy
- Przeszkolenie pracowników z zakresu obsługi e-akt
- Podpisanie polityk wewnętrznych i zewnętrznych przy współpracy z działem prawnym
- Regularne audyty legalności i zgodności procesów
Dla mikro i małych firm może to być spore wyzwanie logistyczne i kosztowe. W takich przypadkach rozsądne może być skorzystanie z doświadczonego partnera zewnętrznego oferującego usługi kadrowe w Łomiankach, który zapewni zabezpieczenie danych, zgodność z przepisami i wygodę obsługi.
Jak przygotować firmę na nowe przepisy?
Teoretyczna znajomość przepisów to jedno – w praktyce liczy się wdrożenie krok po kroku. Oto nasze rekomendacje dla pracodawców:
Krok po kroku – plan wdrożenia zmian:
- Audyt obecnego stanu – sprawdź, które procesy w firmie wymagają dostosowania. Zidentyfikuj formy zatrudnienia, schematy wynagrodzeń i polityki HR.
- Ustalenie priorytetów – nie wszystko trzeba zmieniać jednocześnie. Zidentyfikuj obszary kluczowe: umowy, praca zdalna, wypalenie zawodowe, digitalizacja.
- Aktualizacja dokumentacji – przygotuj nowe wzory umów, polityk wewnętrznych, formularzy i instrukcji.
- Szkolenia kadry HR i menedżerskiej – zainwestuj w kompetencje swojego zespołu, by mogli skutecznie wdrażać zmiany.
- Komunikacja do pracowników – odpowiednia forma i styl przekazania informacji o zmianach podnosi poziom zaangażowania i zmniejsza opór przed nowościami.
- Monitorowanie i ewaluacja – upewnij się, że wdrożone rozwiązania są skuteczne i zgodne z przepisami. Przeprowadzaj okresowe przeglądy.
Podsumowanie: nadchodzi czas profesjonalizacji HR
Rok 2025 będzie przełomowy dla polskiego rynku pracy – i to nie tylko z powodu zmian w przepisach, ale przede wszystkim ze względu na ich praktyczne konsekwencje. Pracodawcy muszą dziś myśleć nie tylko o zgodności działań z przepisami, ale także o efektywności, dobrostanie pracowników i profesjonalizacji działów HR.
Firmy, które zdecydują się już teraz na krok w stronę świadomej i nowoczesnej polityki kadrowej – bądź przez zatrudnienie odpowiednich specjalistów, bądź przez skorzystanie z usług kadrowo płacowych Łomianki – zyskają przewagę konkurencyjną, unikną ryzyk i błędów, a także stworzą przyjazne miejsce pracy na miarę XXI wieku.